Como as incertezas podem incentivar o desenvolvimento de uma gestão eficiente de contratos?

Por: Cabanellos Advocacia em 24 de 06 de 2020

Por Tiago Britto Sponton, sócio do Cabanellos Advocacia

As crises costumam disparar ações tendentes à eliminação das ineficiências organizacionais. É quando grande parte das empresas inicia uma agenda engajada de revisão de seus processos, e quando deveriam, muito seriamente, questionar se estão dando a devida atenção para a gestão das contratações.

É do economista Ronald Coase a afirmação de que a firma, a empresa, é, na verdade, um feixe de contratos. Gerir uma empresa, então, seria algo como gerir uma pluralidade de relações obrigacionais, de modo que todas as contingências, incertezas e medidas mitigatórias, deveriam estar, em maior ou menor grau, relacionadas à gestão crítica dos compromissos.

Se você ainda não se deparou com este universo, apontamos aqui 3 importantes motivos que fundamentam a aplicação de uma gestão de contratos na sua organização:

Melhor Alocação de riscos. Sob a lógica da eficiência na alocação de riscos, a contratação de um fornecedor para prestar serviços ou fornecer produtos deveria ter como fundamento a tomada de menores riscos e menores gastos do que aqueles que seriam incorridos na hipótese de execução dos mesmos serviços ou produção do mesmo produto dentro da própria organização. Na opção pelo fornecedor, os riscos serão alocados fora, a menor custo e por uma estrutura especializada, com capacidade para gerenciamento do serviço contratado, com entrega otimizada, qualidade, agilidade e segurança que se espera.

Mas este cenário ideal pode ser ameaçado? Obviamente que sim, na medida em que todas as ações dependentes de terceiros determinam novas variáveis a serem consideradas e, por isso, minimamente reguladas para a mitigação de riscos.

Esta é a lógica que sugerimos deva coordenar o posicionamento das organizações para a criação de instrumentos de controle e garantia da eficiência das contratações. Na ótica da gestão estratégica, a eficiência é um direcionador que sugere um exame acurado de diversas circunstâncias, como, por exemplo, as causadas por uma pandemia. A metodologia mais indicada para este exame pode ser realizada através da criação de uma matriz de risco e oportunidades e com a definição de papeis e responsabilidades. É importante que a organização, preocupada com uma gestão eficiente das contratações, observe diversos detalhes como:

Estamos contratando em regime de urgência e sem cotações? Quais os riscos possíveis da adoção desta prática?

As cotações estão considerando critérios técnicos e avaliação da capacidade dos fornecedores (para a garantia de entrega do serviço ou produto)?

Existem condições não equitativas de concorrência decorrentes da contratação de antigos executivos da organização, parentes, amigos?

Está havendo a preocupação com o desenvolvimento de novos fornecedores, para evitarmos o paradigma do risco da mudança?

Como as alterações econômicas podem influenciar minha estrutura de custos?

Qual a minha exposição a variações cambiais?

Limitações impostas pelo Poder Público em decorrência da Pandemia afetarão de que maneira a tomada de produtos e serviços ou a produção de produtos e serviços?

Otimização dos Processos. A decorrência óbvia da avaliação do que é risco e do que é oportunidade é possibilitar a diminuição de um e o aumento do outro. Todavia, a análise que sugerimos precisa ter reflexos no amadurecimento dos chamados processos internos da organização. É o sentido que se espera, na ótica da gestão estratégica de contratos, na sua acepção sistêmica: orientar as ações das organizações, através de políticas que sejam claras, pelos riscos evitados e benefícios criados. A gestão estratégica conduz e acaba conduzida por múltiplos esforços internos ou, dito de outra forma: a eficiência dos processos internos pode ser melhor alcançada quando as partes, orientadas pela noção do todo, se questionam:

Quais os riscos a que se expõe a organização por ações ou omissões da minha área?

Qual a forma de dimensionar estes riscos?

Qual o inventário das obrigações assumidas que poderão ser afetadas pelos riscos antevistos?

Que elementos de controle deveríamos criar para melhor dimensioná-los?

E, a partir destes questionamentos, como eu respondo à pergunta:

Qual minha participação na otimização do fluxo de formação e cumprimento dos contratos?

Por qual motivo não criar e assumir um SLA?

Por qual motivo não mapear as ações e fluxos da área?

Qual a força de trabalho para cada uma das ações e fluxos?

Está havendo a correta adesão aos controles criados para a área?

Eficiência nas decisões. É o que finalmente importa para a organização, na busca por uma gestão eficiente dos seus contratos. Quem pondera riscos e oportunidades, quem se baseia nos processos mais eficientes possíveis da organização, cria o substrato para melhores decisões. Isto é óbvio, sim, mas nem tanto!

Sistemas de gerenciamento de processos de negócios e matrizes de risco são aplicadas há algumas décadas no mundo, assim como o conceito de Contract Lifecycle Management (gestão do ciclo de vida dos contratos), mas nem por isto são seguidos. Muitas organizações continuam contratando além do necessário, de forma inadequada, sem garantias, sem fluxos de medições e sem um sistema de auditoria.

O que sugerimos?

1. Planeje uma célula de gestão de contratos, lembrando da capacitação dos agentes.

2. Faça um levantamento da situação atual, com um inventário de informações que sejam relevantes para a sua organização.

3. Identifique os gaps e as formas de combatê-los.

4. Na célula de gestão de contratos, saiba dividir o que são as suas diferentes fases, orientando ações adequadas.

5. Para planejamento de demanda, lembre-se de mapeá-la, de ter bem definido o escopo, um SLA e uma estratégia de contratação, faça participarem todas as áreas envolvidas e o jurídico.

6. Para o acompanhamento das contratações, crie um sistema de cadastro e registro das informações relevantes e que poderão ser facilmente inventariadas, aponte gestores, implemente avisos e controles que façam sentido para a sua organização.

7. Busque um sistema de CLM (um sistema de gestão que possibilite no mínimo: a padronização de minutas, controle de prazos de tarefas, registro de aprovações — históricos costumam incentivar a maior atenção dos usuários com as tarefas –, emissão de relatórios, seja integrável com soluções de assinatura eletrônica, gere avisos, seja editável para criação de restrições em temas mais sensíveis).

8. Independente do sistema, atente para as facilidades e a segurança de padronizar: as minutas de contratos recorrentes, o processo de negociação (com etapas e registros bem definidos, inclusive da fase de cotação), as solenidades de celebração (colha as assinaturas, respeite a importância!), o armazenamento dos contratos, o workflow de todo o ciclo, o acompanhamento acurado (com senso de vigilância), o controle de prazos de renovação (acabe com as chances de contratos críticos estarem com a vigência expirada).

9. Não esqueça de observar a Lei de proteção de dados (LGPD), exigindo contratualmente o mesmo das partes que assim estejam obrigadas. E, se ainda tiver dúvidas, fale conosco!