Instrução Normativa DREI nº79, de 14 de abril de 2020

Por: Cabanellos Advocacia em 20 de 04 de 2020

Participação e votação a distância em reuniões e assembleias.

  • Entrada em vigor: 14.04.2020
  • O que foi regulado: conforme Medida Provisória 931, as reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, poderão ocorrer de forma:
    • Semipresencial – de modo que os acionistas, sócios ou associados possam participar e votar presencialmente, no local do evento, e a distância (§1º, I, art. 1º); e
    • Digital – quando os acionistas, sócios ou associados só poderão participar e votar a distância, em um ambiente virtual (§2º, I, art. 1º).

 

  • Exercício dos Direitos: em ambas as hipóteses, os acionistas, sócios ou associados poderão exercer seus direitos políticos mediante:
    • Boletim de voto a distância (observando as regras apontadas abaixo), ou
    • Atuação remota, via sistema eletrônico.
  • Como funcionará na prática:
    1. Regras do Estatuto Social ou do Contrato das Sociedades Anônimas Fechadas, Limitadas e Cooperativas, inclusive as de Convocação, Instalação e Deliberação: continuam sendo obrigatórias quando não forem incompatíveis com as mudanças da MP e as regulações da Instrução Normativa.
    2. Documentos e informações: o dever de apresentação de documentos e informações previstos em lei aos acionistas, sócios ou associados continua válido, sendo que as sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas deverão disponibilizá-los também por meio digital seguro.
    3. Convocação: deverá ser realizada de modo a registrar, com destaque, que o conclave será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando aos acionistas, sócios ou associados como poderão participar e votar a distância.
    4. O que deve constar no Anúncio de Convocação: devem ser listados os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, seus representantes legais, sejam admitidos no conclave, sendo que as sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas poderão solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no Anúncio de Convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico.
    5. Anúncio de convocação de forma resumida: as informações referidas, aqui, poderão ser divulgadas de maneira resumida, com a indicação de endereço eletrônico na Internet onde as informações completas deverão estar disponíveis de forma segura.
    6. Habilitação dos acionistas, sócios ou associados para o evento: poderão participar do conclave, apresentando até 30 (trinta) minutos antes do horário de instalação, aqueles documentos que tenham sido exigidos para a sua habilitação no anúncio de convocação.
    7. Boletim de voto a distância:
      • Envio: deve ser realizado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade, no mínimo, 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave.
      • Confirmação de recebimento e necessidade de reenvio: a sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, deve comunicar: I – o recebimento do boletim de voto a distância, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do acionista, sócio ou associado seja considerado válido; ou II – a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização. O acionista, sócio ou associado pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância ou os documentos que o acompanham, observado o prazo de 05 (cinco) dias antes da data da realização do conclave.
      • Possibilidade de participação posterior ao envio: o envio de boletim de voto a distância não impede o acionista, sócio ou associado de se fazer presente à reunião ou assembleia semipresencial ou digital respectiva e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.
      • O que deve conter: I – todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere; II – orientações sobre o seu envio à sociedade; III – indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.
      • Quanto à descrição das matérias a serem deliberadas: a descrição no boletim de voto a distância: I – deve ser feita em linguagem clara, objetiva e que não induza o acionista, sócio ou associado a erro; II – deve ser formulada como uma proposta e indicar o seu autor, de modo que o acionista, sócio ou associado precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se; e III – pode conter indicações de páginas na rede mundial de computadores nas quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada ou que contenham os documentos exigidos por lei ou neste novo regramento.
      • Versão impressa: a sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na rede mundial de computadores.
    8. Sistemas e tecnologia empregados: o ferramental utilizado deverá ser acessível a todos os acionistas, sócios ou associados, para que possam participar e votar, garantindo:
      • a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
      • o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
      • a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;
      • o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio ou associado, bem como o seu respectivo registro;
      • a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
      • a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
      • a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade;
      • a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória;
      • nas cooperativas: o sistema deve garantir, também, anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr.
    9. Problemas técnicos: as sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas não poderão ser responsabilizadas por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou pela conexão dos acionistas, sócios ou associados, bem como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.
    10. Empresas de tecnologia: as sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas poderão contratar terceiros para administrar em seu nome o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, mas permanecerão sendo a responsáveis pelo cumprimento da legislação.
    11. Registro e arquivamento dos atos: as sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas deverão manter arquivados todos os documentos relativos às reuniões ou assembleias, inclusive a gravação integral delas, conforme os prazos legais para as eventuais ações que visem anulá-las.
    12. Confirmação de presença: serão considerados presentes os acionistas, sócios ou associados que I – comparecerem ao conclave digital ou presencialmente; II – cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou III – que, pessoalmente ou por meio de representante, registrem sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância.
    13. Livros e atas: poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os sócios presentes.
    14. Registro da cópia ou certidão da ata de reunião ou assembleia: deverão ser observados os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pela Instrução Normativa DREI nº 38, de 2017, naquilo que não conflitarem a nova Instrução Normativa, sendo que:
      • na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso;
      • os membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença;
      •  quando a ata do conclave não for elaborada em documento físico: I – as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;II – devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e III – o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos nesta Instrução Normativa.
    15. Reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas: os conclaves não realizados em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19) poderão ser realizados de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância.
    16. Hipóteses não previstas na instrução: aplicam-se às reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, subsidiariamente e no que com elas forem compatíveis, as disposições legais e regulamentares relativas às reuniões e assembleias exclusivamente presenciais.